主动作为科学应对、坚定信心共抗疫情 ——深圳期货公司疫情防控紧急预案工作参考

主动作为科学应对、坚定信心共抗疫情

——深圳期货公司疫情防控紧急预案工作参考



【编者按】本次新型冠状病毒肺炎感染疫情来势凶猛,深圳辖区内各期货公司快速响应深圳证券基金期货三个行业协会的联合倡议,积极履行社会责任,与武汉等地区人民同舟共济,共渡难关,截至2020年2月1日中午,深圳辖区内期货机构及员工已捐款项总计525.65万元。此外不少期货公司领导还高度重视自身疫情防控工作,主动作为科学应对、坚定信心共抗疫情,成立了以公司党委、经营班子为主要成员的疫情防控应急工作小组,针对疫情制定专项应急预案,指挥协调公司进行防疫抗疫工作,在保障员工及投资者健康安全、加强防控疫情监管报备、确保运营稳定有序开展等方面均做出了周详细致的安排。现转发中信期货公司的疫情防控工作预案,供借鉴参考,也希望各会员提供这方面的案例供大家分享。


中信期货有限公司新型冠状病毒感染肺炎疫情

防控工作应急预案


为贯彻落实党中央、国务院关于疫情防控的决策部署,落实证监会《关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作的通知》(证监办发〔2020〕9号)的规定和深圳证监局相关文件要求,全面做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控,确保各项工作安全有序开展,保障员工的身体健康与生命安全,特制定本应急预案。

一、组织领导

成立中信期货有限公司新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组,全面负责公司新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控组织领导工作。领导小组由公司主要负责人任组长,公司其他班子成员任副组长,成员包括总部一级部门行政负责人。领导小组下设办公室,总部办公室承担领导小组办公室职能。

各分支机构、各子公司要在所在地党和政府的统一领导下,成立新型冠状病毒感染疫情防控工作领导小组,负责组织、协调本单位疫情防控应对工作,全力做好与当地政府、监管机构、卫生行政部门和卫生专业技术机构的协调、配合工作。


二、目标任务

各单位要高度重视疫情防控工作,切实把思想和行动统一到习近平总书记的重要指示精神和党中央、国务院的决策部署上来,落实各级政府及监管部门相关工作要求,把疫情防控作为当前最重要的工作来抓,严格落实疫情防控主体责任和工作责任,抓细抓实防控措施,确保公司各项工作安全有序开展,切实保障员工的身体健康和生命安全。


三、防控措施及任务分工

(一)职场办公安全

1.人员安排。各单位在保持正常运行的前提下,按最少人员配置原则,由负责人指派人员现场办公,其他人员可在家办公,保证各项工作安全有序开展。要加强现场办公人员管理。现场办公人员原则上应为“三无”人员,即没有离开工作所在地、没有接触湖北来人、没有身体不适。个别重要岗位无法安排“三无”人员现场办公的,可酌情安排无身体不适、未去疫情严重地区探亲的员工现场办公,并将情况报备办公室、人力资源部。

2.安全防护。现场办公人员须全天佩戴口罩,每天上班须配合进行个人测温。办公室要督促相关部门合理安排现场办公人员工位,尽量拉开距离。现场办公人员尽量减少面对面近距离交流,一般情况下办公人员不得在总部、分支之间以及分支与分支之间走动。

3.业务办理。疫情期间,暂停提供营业场所现场交易服务。各业务线和分支机构要从防止疫情扩散和保护投资者健康出发,耐心细致做好解释说明,引导投资者采取非现场方式进行交易活动。信息技术部门要为非现场交易提供有效的技术保障,做好大量客户通过非现场交易的技术准备和信息安全防护工作。确有临柜业务需求的,相关分支机构应做好预约安排,以及营业场所的清洁消毒和投资者的健康防护工作。

各分支机构应在经发管委的统筹管理下,按照当地政府和监管机构的要求,积极做好疫情防控工作,无法开展现场业务的,应做好相关报告、公示,以及客户的通知和安抚工作。


(二)员工生命安全

1.加强员工关心关爱。各单位负责人持续关注员工特别是从湖北等疫情较为严重地区返回岗位的员工健康状况,包括外包人员,加大疫情排查力度,发现异常情况的,要第一时间报告办公室,并督促员工就医或在家中休息。为员工提供必要的防疫物品,办公室要采购一定数量的口罩,工会要安排经费组织购买消毒水、额温枪等物品。相关部门要严格做好职场消毒工作。

2.严格管控客户接待、群体聚集及差旅活动。近期原则上不安排外部访客现场接待、人数较多的营销和会议活动。无特殊原因不安排出差,严禁去湖北等疫情严重地区出差。所有出差人员须提前两天通过邮件向办公室、人力资源部报告。

3.严格返回工作地人员管理。从湖北及其他地区返回工作所在地的人员,原则上均须在家隔离14天(自回到工作所在地次日起算)。隔离期内,在家办公。隔离期满,无任何异常情况,向办公室、人力资源部报告后可回到工作岗位。

(三)保障经营稳定

信息技术、运营、财务、资管等部门,以及中证资本、寰球商贸要制定应急预案,要对关键岗位实施双岗互备,实行分班上班制,确保特殊时期关键岗位人员不脱岗、有备岗;还要做好因疫情导致办公场所被封闭隔离等极端情形下的处置方案。

1.信息技术应急保障:

(1)加强对办公场所、机房因疫情暂时封闭的应急处置。做好上海张江机房公司数据中心运营保障,为全体运维人员开设VPN帐户,可通过VPN进入公司内网登录堡垒机完成日常运维工作;为部门其他员工配置足够的VPN帐户,可通过VPN接入公司内网办公。

(2)在上海办公场地(位于上海杨高南路)增设运维工作间,调配计算机设备用于异地运维,确保系统运维正常运行。

(3)加强与各交易系统软件开发商的沟通协调,获取开市日系统配置参数和运维流程,完成相关配置变更和流程调整,并进行开市前系统测试,确保开市后系统正常开启。

(4)设定办公场地人员准入条件。到访人员须预约,除登记身份信息外,还需登记是否到访过湖北或是否与疫区人员接触,如有此情况拒绝来访。疫情期间,公司员工、客户、供应商等人员进入机房园区、办公场所前首先测量体温,体温异常者应拒绝进入。

2.运营应急保障:

(1)人员安排方面,运营各部门落实岗位双岗互备,明确各环节的工作人员及其主要职责,在保持正常运行的前提下减少现场办公人数。其中,交易风控部实施沪深两地、现场远程、日班夜班分班安排;结算交割部实施每周轮班制安排;综合服务部实施重点岗位公司现场办公,一般岗位在家办公;业务管理部、证券部全员在家办公。

(2)业务安排方面,积极关注交易所动态通知,做好应急工作安排,负责人及关键岗位人员保持通信联络畅通。提前打开远程办公并测试连通性,做好复工前的各项准备工作。交易风控部与结算交割部在开市前安排人员积极参与测试,确保各项业务的顺利进行。

(3)交易风控方面,风控人员密切关注疫情影响及外盘波动情况,重点做好极端情形下的压力测试,测算客户保证金不足及时追保;对于未及时追保客户,风控部门应做好应急处理,积极跟进预警、通知及处理工作,并同步做好席位资金测算及划拨应急工作。交易人员重点做好交易应急工作,包括客户交易应急、出市代表应急以及协助风控应急工作。

3.财务应急保障:

计划财务部员工根据职责分工及备岗安排,分两组人员分批次工作:一组公司现场办公,另一组在家办公,避免交叉感染,保障工作正常进行。其中涉及交易的关键岗位:资金组在岗人员3人(公司办公);备岗2人(在家办公)。

为应对办公场地因疫情临时封闭情况,采取以下应急预案:

(1)席位资金划拨由各交易所联系人按各交易所要求填写单据,临柜办理席位资金划拨。

(2)建议客户通过银期转账进行出入金。如遇手工出入金,备岗两人(在家办公)使用公司笔记本电脑通过网银进行出入金处理。

(3)备岗人员使用公司笔记本电脑通过网银进行各银行间资金调拨,保障各银行间资金满足需求及资金安全。

4.资管应急保障:

资管和金融托管部交易、风控、运营、清算、估值、资金划拨岗都安排人员在岗,并确保备岗在远程办公,保证日常产品运行的正常运行;系统方面,上海办公场所正常开放时能正常操作,恒生提供远程支持。

如上海办公场所因疫情临时封闭,应急方案如下:份额登机系统、估值系统通过张江估值清算TA系统清算文件服务器远程应急处理、估值人员通过电话或邮件进行托管核对;投资系统开放交易终端登入限制,远程至深圳办公电脑或报备的临时授权的个人终端进行交易;PB系统与券商沟通开放终端登入限制,允许投资交易人员个人终端进行交易委托。

5.中证资本应急保障:

人员安排方面,市场开发等非必须到办公现场完成工作的岗位均安排在家办公,自行居家隔离。做市等核心交易岗,必须在办公现场完成工作的岗位,分三组人员分批次工作:一组现场办公,另两组在家办公;第一组负责白天交易,第二组负责夜盘交易,第三组轮替备岗。三组人员相互不见面接触,避免交叉感染,保障工作正常进行。其中,涉及交易的关键岗位:期货做市、期权做市、场外期权对冲交易各1名,共3人(现场办公);备岗6人(在家办公)。

如办公场所因疫情临时封闭,应急方案如下:

(1)场内交易通过公司技术部加密的VPN专项网络连接接入;

(2)场外交易通过电子邮件的方式与客户完成确认;

(3)财务人员使用公司笔记本电脑通过网银进行各账户间资金调拨,保障公司各账户以及与客户的资金往来需求。

各单位切实加强应急预案演练,增强应急预案的针对性、有效性和可操作性。主要负责人及关键岗位人员要确保24小时通信联络畅通,遇重大、紧急情况,应第一时间启动应急预案,切实做好突发事件应急处置。

(四)加强宣传教育

1.各单位要密切关注疫情发展变化,加强防控知识宣传普及,引导客户、员工科学防护,理性对待,不信谣、不传谣,增强抗击疫情信心。

2.各单位要积极引导投资者客观分析疫情影响,秉持价值投资的理念,理性开展投资活动。

3.办公室要利用公司各类信息发布渠道,及时发布相关防控要求和信息;同时要做好舆情监控工作。

(五)做好防控信息报送

1.严格执行疫情防控信息报告制度。实行“日报告”、“零报告”制度,全体人员须如实填报个人近期健康情况、出行史和接触史,不得瞒报和漏报,各单位负责人核实后每日报备办公室;分支机构日报由经发管委汇总后报备。

2.制定员工办公方案。各单位要制定员工办公方案,包括现场办公人员、备岗人员及分班制报办公室备案,并保持每日更新。

3.做好疫情防控相关情况监管报备工作。办公室要根据监管要求和应急工作小组要求,做好公司防疫工作信息报备。各地分支要根据当地监管机构要求,在经发管委的统筹管理下,做好防疫工作情况报备。


四、应急处置

各单位若发现疑似病例,应在第一时间报告公司新型冠状病毒防控工作领导小组办公室,由领导小组办公室负责向上级有关部门报告相关情况。同时积极协助医疗卫生机构做好救治工作,协助有关部门做好疫情信息的收集、报告、人员分散隔离、公共卫生措施的落实工作。

对与新型冠状病毒感染的肺炎病人有密切接触的员工,应严格落实相关隔离及医学观察措施,密切关注被隔离员工身体状况,建立追踪档案,加强远程监测和随访。


五、责任落实

各单位要提高政治站位,强化责任意识,认真落实各项防控措施,对疫情防控工作重视不够、措施落实不到位,或存在迟报、谎报、漏报疫情防控重要情况的单位和个人,公司将启动责任追究机制,根据相关制度对有关责任人给予处罚;造成严重后果的,依法依规追究相关单位和个人的责任。


六、其他事项

本预案自发布之日起施行,由公司新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组办公室(总部办公室)负责解释。



深圳期货同业协会

2020年2月2日


深圳期货同业协会